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先確認口譯情境與目的
展覽會接待、企業拜訪、採購洽談與技術交流，需要的口譯方式不一定相同。先確認對象、語言、活動地點，以及希望透過商談達成的目的。
一般交流可評估陪同或逐步口譯；需要多人會議、密集發言或專業技術討論時，應在詢價階段說明現場形式，由服務方評估適合的人員與安排。
專業用語比流利對話更重要
商談常涉及產品性能、製造方式、規格、交貨條件或價格。熟悉日常會話，不代表能準確處理每個產業的專業用語。
食品、紡織、寵物用品及工業產品各有不同的技術語彙。委託時可說明產品領域與專業程度；複雜的規格或技術判斷，仍應由企業負責人或技術人員確認，口譯人員協助傳達。
會前提供產品與商談資料
口譯委託需求單｜填寫示例
先提供已確定的條件，未定項目列出可選範圍。以下為工業產品商談的假設委託。
| 欄位 | 填寫示例 |
|---|---|
| 日期、地點與時間 | 大阪展覽會場，某日10:00–17:00；商談時段與休息另列。 |
| 語言與形式 | 中文與日文；展位接待及兩場預約商談，採逐步口譯。 |
| 產業與議題 | LED工作燈；照度、色溫、電源、樣品、MOQ與交期。 |
| 參與分工 | 企業業務說明價格及條件；技術人員確認規格；口譯協助傳達與釐清。 |
| 事前資料 | 型錄、規格書、預約對象、既有譯名及可討論的價格範圍。 |
| 報價範圍 | 確認準備時間、交通、加時、取消條件及是否需要會後紀錄。 |
術語表可用「原文／確認譯名／單位或備註」三欄。例如：照度／照度／lx；色溫／色温度／K；最低訂購量／最低発注数量／件。數字與單位由企業先核對，未公開資料另約定使用範圍。
把時間、範圍與費用說清楚
提供日期、地點、語言、參加人數、預計時數及工作內容，再確認是否包含事前會議、交通移動、休息、加時與會後紀錄。展會現場接待與預約商談若同日進行，也應事先排出優先順序。
費用會受到語言組合、專業性、時數、移動與準備工作影響。報價時應分別確認最低計費、交通住宿、延長工作、取消或改期條件，不宜只比較單一日費。
書面翻譯另行確認規格
公司介紹、產品型錄、簡報、報價單及往來郵件，可能需要在商談前後翻譯。請列明來源與目標語言、檔案格式、頁數、交付期限及可修改次數，並提供統一譯名。
涉及契約效力、法規或正式申請文件時，應確認是否另需相應專業人員審閱。
關鍵交易事項由雙方確認
商談現場若出現不確定的數字、單位或專業詞彙，應當場請雙方再次確認。
價格、數量、品質條件、交期與後續行動，最好在會後以書面整理並交由當事企業核對。若需要日文郵件、補充資料或後續聯繫支援，可在委託時一併討論工作範圍。