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先說明考察目的
參展、企業拜訪、市場考察與團體旅行需要不同安排。先列出此行最重要的目標，以及已確認或仍待確認的拜訪事項。尚未取得對方同意的會面不要視為已完成安排。
提供日期、人數與地點
整理抵離日本的日期、航班、參與人數、住宿區域及拜訪地址。若每天有固定商談時段，請一併列出，方便判斷交通與行程銜接是否可行。
可直接複製的法人需求摘要
公司名稱： 來日目的： 抵離日期： 參與人數： 住宿區域： 已確認的拜訪地點與時間： 需要協助：行程／交通／接待／語言支援 預算及幣別： 尚待確認的事項：
整理完整的範例
示例：台灣企業 6 人赴關西參展，停留 3 天；展會與飯店已自行預訂，需要討論機場往返及兩次企業拜訪的交通。先提供日期與地址，再確認可協助範圍、交通方式及報價。此例不是已成交案例或套裝商品。
把需要的協助列清楚
可先說明是否需要團體行程、在地交通、接待或語言支援，以及預算範圍。實際可提供項目、對應語言與人員需個別確認，並非所有需求都能立即承接。
未定事項也可以先詢問
尚未決定的項目可填「待確認」。我們會先確認可協助範圍，再討論報價與後續安排。