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01｜認識MICE活動
MICE 是企業會議（Meeting）、獎勵旅遊（Incentive Travel）、國際會議（Convention）與展覽／活動（Exhibition / Event）的統稱。四種類型的主辦需求與現場分工並不相同。
例如，海外企業在大阪舉辦年度會議，接著前往京都表揚員工；或國際會議主辦單位已有議程，只委託日本業者安排海外參加者的住宿、接送與口譯。委託前應先確認活動目標及需要協助的部分。
- Meeting：主管會議、教育訓練、企業交流，重點在場地、議程與溝通。
- Incentive Travel：員工或經銷商獎勵，重點在體驗、表揚及團體移動。
- Convention：國際會議、學術或產業大會，重點在參加者接待與跨單位協調。
- Exhibition / Event：展覽、發表會、交流活動，重點在場地、現場流程與專業分工。
02｜活動需求與預算
初次詢問時不一定需要完整企劃書，但至少應有活動目的、預估規模與費用範圍。企業年度會議通常先確認會場、設備和口譯；獎勵旅遊則需評估團體體驗、晚宴及交通；國際活動接待更重視分批抵達與現場聯繫。
預算應區分必須項目與可調整項目，並確認是否含機票、稅金、設備及現場服務人員。場地或飯店的初步報價不一定包含全部執行成本。
- 活動目的與形式：會議、員工獎勵、客戶招待或國際交流。
- 日期及天數：預定期間、替代日期及每日主要時段。
- 參加者：總人數、VIP、工作人員及抵達批次。
- 預算與語言：總額或每人預算、包含範圍，以及中／日／英語需求。
- 委託範圍：住宿交通、場地、體驗、口譯、日方聯絡或現場接待。
03｜場地住宿與交通
大阪可評估都市型會議及商務交流；京都適合結合文化體驗；神戶可評估會議設施與港灣周邊交流活動。地點選擇仍取決於人數、日期、預算與實際場地可用性。
例如，上午在大阪開會、下午赴京都體驗、晚上返回大阪住宿，必須把集合、上車、停車及交通時間都算進去。單看會場租金，容易低估整體成本。
- 會場：人數、座位配置、音響投影、網路、進撤場時間及加價項目。
- 住宿：團體房型數量、早餐、取消規則及與活動地點的距離。
- 交通：機場分批接送、遊覽車容量、行李、上下車地點與晚間返回安排。
- 餐飲：宴會形式、特殊飲食、活動流程與必要設備。
04｜企業獎勵旅遊
企業獎勵旅遊不只是一般觀光。海外公司可能希望表揚優秀員工、招待重要經銷商，或讓跨國主管在日本建立更深入的交流。行程應依參與者背景與企業目的安排，而非一味增加景點。
例如，三天兩夜的關西獎勵行程，可以結合抵達接待、企業晚宴、京都文化體驗、高爾夫或適合團體的戶外活動。部分企業也會需要頒獎環節、日方交流或特殊餐飲安排。
TUKISUMI 可依案件條件評估日本團體旅遊、住宿交通與相關體驗的安排；活動內容須確認季節、場地供應、參加者條件及安全要求。
- 員工表揚：歡迎晚宴、獎勵活動與精選在地旅遊。
- 經銷商招待：企業交流、特色餐飲、文化體驗及高爾夫。
- 主管小團：較有彈性的商務交流與精緻體驗。
- 行程節奏：預留休息、自由交流與天候備案。
05｜國際活動與在地支援
海外主辦單位可能已有會議議程、講者及參加者名單，卻仍需要日本業者協助住宿接送、口譯、日方聯絡及現場接待。例如，大阪經銷商會議可由海外總部負責內容，由在地窗口依委託範圍協助供應商與參加者。
責任分工應在活動前確認：主辦單位負責議程、參加者管理與決策；在地窗口負責受託的旅行與協調工作；大型舞台、燈光音響、同步口譯設備、直播等則由符合案件條件的專業業者評估執行。
- 商務口譯：企業會議、日方溝通及交流場合。
- 參加者接待：集合、機場接送、飯店入住及現場引導。
- 日方聯絡：飯店、場地、交通與相關供應商的確認。
- 活動協調：時程、移動動線、變更資訊及負責窗口聯繫。
06｜委託日本業者前
以大阪兩天、40～60人的會議與獎勵活動為假設，需求摘要先列目的、候選日期、人數、語言與預算，再標出已確定的議程及待安排的住宿、接送、晚宴與體驗。
| 確認順序 | 具體工作 |
|---|---|
| 提案前 | 主辦方先決定活動目標、預算上限及核准窗口；在地窗口確認場地與服務可用性。 |
| 簽約前 | 核對會場、房間、餐飲、交通、口譯及現場人員的分項費用；另列稅金、設備、進撤場、加時與取消費。 |
| 各項截止前 | 依飯店及供應商期限完成房型、名單、飲食、抵達批次與付款；日期寫入同一張時程表。 |
| 活動前與當日 | 確認集合動線、聯絡名單與雨天備案；異動由主辦方指定窗口核准，再通知執行人員。 |
沒有固定適用所有活動的準備天數，先以場地、住宿與供應商的實際期限倒排。報價不清楚的項目，請列明是否包含、由誰安排及如何追加。以旅遊接待為主選行程諮詢，以會議、口譯與多方協調為主選商務諮詢。